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Covid-19 : établissement des comptes annuels et tenue des assemblées générales ordinaires annuelles

Le 20 mars 2020

COVID-19 : établissement des comptes annuels et tenue des assemblées générales ordinaires annuelles des sociétés non cotées

*** Téléchargez le communiqué en version PDF ici : AP AVOCAT ***

La pandémie de Covid-19 a finalement poussé le gouvernement à adopter une mesure de confinement généralisé. Les rassemblements sont donc proscrits, en ce compris les rassemblements relatifs à la tenue des assemblées et réunions nécessaires à la vie sociale des entreprises.

Face à cette situation exceptionnelle, les sociétés ayant clôturé leurs comptes au 31 décembre 2019 doivent s’interroger sur (i) la méthode à suivre pour l’établissement des comptes annuels, notamment pour le cas des sociétés anonymes, et (ii) la tenue de l’assemblée générale ordinaire annuelle, appelée à se prononcer sur les comptes annuels.

Sur l’établissement des comptes annuels de certaines sociétés 

Structure Documents à établir Principe Exception
SA non cotée à Conseil d’Administration / Directoire-Conseil de Surveillance Comptes annuels et rapport de gestion[1] Réunion physique avec au moins 50% des administrateurs / membres[2] Aucune. Demander des reports (voir supra)
SA mère non cotée à Conseil d’Administration / Directoire-Conseil de Surveillance Comptes consolidés et rapport du groupe[3] Réunion physique avec au moins 50% des administrateurs / membres2 Aucune. Demander des reports (voir supra)

Conformément aux dispositions légales, la réunion du Conseil d’Administration et du Conseil de Surveillance, relative à l’établissement des comptes annuels, doit nécessairement se tenir physiquement et avec, a minima, la présence de la moitié au moins des administrateurs / membres. La visioconférence est formellement exclue.

Ainsi, si les réunions en vue de l’établissement des comptes annuels n’ont pas eu lieu avant le 17 mars 2020, date à laquelle le confinement a été ordonné, et en l’absence d’un texte réglementaire ou législatif autorisant la mise en œuvre de solutions alternatives, il convient alors de solliciter un report des délais (voir supra).

Sur la tenue des assemblées générales ordinaires annuelles

Structure Date butoir de tenue de l’AG Principe Options ouvertes
SA 6 mois après la clôture de l’exercice[4] Réunion physique des actionnaires5 Vote par correspondance

Visioconférence si prévue par les statuts[5]

SAS Pas de délai légal[6], mais 9 mois pour mettre en paiement les dividendes[7] Réunion physique des actionnaires Visioconférence, vote par correspondance, consultation écrite, uniquement si stipulation expresse[8] des statuts
SASU 6 mois après la clôture de l’exercice[9] Aucune difficulté s’agissant d’une structure à actionnaire unique
SARL 6 mois après la clôture de l’exercice10 Réunion physique des associés[10] Aucune. Demander des reports (voir supra)
EURL 6 mois après la clôture de l’exercice10 Aucune difficulté s’agissant d’une structure à associé unique
SC Aucune. Seule obligation : rendre compte de la gestion au moins 1 fois dans l’année[11] Réunion physique des associés Consultation écrite si les statuts la prévoient expressément[12]

Acte unanime des associés

Sur les mesures attendues

Le confinement général ayant été ordonné par le gouvernement, cette décision affecte nécessairement la vie sociale des entreprises, notamment à l’approche de la période d’approbation des comptes. Deux solutions pourraient, et nous l’espérons vivement, être adoptées :

  • Une extension généralisée de la visioconférence pour toutes les structures et pour tous les organes de gestion ;
  • Un report généralisé des délais.

Sur les actions à entreprendre dès à présent

Quelle que soit la forme juridique de votre société, et sans attendre les annonces probables du gouvernement en la matière, les actions prioritaires à mettre en œuvre sont les suivantes :

1/ Auditer les statuts et le règlement intérieur

L’analyse des statuts et du règlement intérieur (s’il existe) sont les deux actions indispensables à mettre en œuvre rapidement pour connaître les options ouvertes pour (i) l’établissement des comptes annuels et (ii) la tenue de l’assemblée générale ordinaire annuelle.

Cette analyse pourrait permettre d’adapter les statuts, si nécessaire, en prévoyant notamment le recours, lorsqu’il n’est pas proscrit par la loi, aux visioconférences et aux consultations écrites.

2/ Mettre en œuvre les solutions alternatives

Lorsque l’audit des statuts et du règlement intérieur révèle que des solutions alternatives sont possibles, il s’agit alors de les mettre en œuvre en respectant leur cadre juridique :

  • S’agissant de la visioconférence, celle-ci doit respecter des règles d’identification strictes et conformes aux dispositions légales en la matière ;
  • S’agissant des consultations écrites, la rédaction du procès-verbal doit être conforme aux dispositions légales et réglementaires ;
  • S’agissant enfin des actes unanimes, pour le seul cas des sociétés civiles, ces derniers doivent être rédigés de façon claire et précise.

3/ Demander des reports

Dans tous les cas où les solutions alternatives ne peuvent pas être mise en œuvre pour des raisons juridiques, matérielles ou pratiques, et en l’absence d’un texte réglementaire ou législatif mettant en œuvre des solutions alternatives immédiates, il convient alors de demander un report des délais.

Attention : il ne suffit pas de demander un report du seul délai de tenue de l’assemblée générale, mais également celui du report de la mise en paiement des dividendes.

Modèle de requête de demande de report


Dénomination

Adresse

Code postale et Ville

Téléphone

Monsieur ou Madame le Président du Tribunal de commerce de Ville

Adresse

Code postale et Ville

A ville, le date

REQUETE EN VUE D’OBTENIR UNE PROROGATION DU DELAI DE REUNION DE L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE ANNUELLE ET DE LA MISE EN PAIEMENT DES DIVIDENDES

Je, soussigné genre, prénom et nom du représentant légal,

Agissant en qualité de titre de la société dénomination,

A l’honneur de vous exposer

  • Que la société a clôturé son exercice social le date de clôture, conformément à ses statuts, et qu’elle devrait donc réunir son assemblée chargée d’approuver les comptes de l’exercice clos le date de clôture de l’exercice au plus tard le date butoir de réunion de l’assemblée.
  • Que, compte tenu de la crise sanitaire actuelle liée à la pandémie mondiale de Covid-19, et de la décision du gouvernement de confiner la population, l’assemblée générale ordinaire annuelle de la société ne pourra pas se tenir dans les délais légaux.
  • Qu’il résulte de ce qui précède que le paiement des dividendes ne pourra pas lui-même s’effectuer dans les délais légaux.

Qu’en conséquence

La société requérante sollicite qu’il vous plaise, Monsieur ou Madame le Président, de proroger :

  • Jusqu’au date de prorogation souhaitée le délai de réunion de l’assemblée générale ordinaire annuelle ;
  • Jusqu’au date de prorogation souhaitée le délai de mise en paiement des dividendes.

Genre prénom et nom, titre

Date

Signature


Nous restons à votre disposition par la voie dématérialisée pour tout complément d’information et aide utile.

Nous restons mobilisés pour vous permettre de traverser cette épreuve et pour vous apporter toute l’assistance nécessaire.

*** Téléchargez le communiqué en version PDF ici : AP AVOCAT ***

[1] Article L. 232-1 du Code de commerce

[2] Article L. 225-37 du Code de commerce (Conseil d’Administration) et L. 225-82 du Code de commerce (Conseil de Surveillance)

[3] Article L. 233-16 du Code de commerce

[4] Article L. 225-100 du Code de commerce

[5] Article L. 225-107 du Code de commerce

[6] Article L. 227-1 du Code de commerce

[7] Article L. 232-163 du Code de commerce

[8] Article L. 227-9 du Code de commerce

[9] Article L. 227-9 du Code de commerce

[10] Article L. 223-26 du Code de commerce

[11] Article 1856 du Code civil

[12] Article 1853 du Code civil

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